5. Surat Tuntutan/Klaim
Surat klaim adalah surat yang sifatnya pemberitahuan pihak penjual yang isinya mengenai penerimaan barang karena tidak sesuai dengan pesanan. Surat klaim biasanya disertai dengan permintaan ganti rugi. Dasar pembuatan surat klaim:
a. Pengiriman barang terlambat
b. Barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan
c. Adanya kerusakan barang yang dikirim
d. Adanya kekurangan barang yang dikirim (baik beratnya maupun jumlah)
e. Adanya kesalahan mutu atau kualitas barang yang dikirim.
6. Surat Tagihan
Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama. Bahasa yang digunakan dalam menuliskan surat penagihan haruslah sopan dan ramah, mencerminkan maksud yang pasti dan tindakan yang hati-hati. Jika hal tersebut diperhatikan, kemungkinan akan berhasil tanpa merugikan hubungan baik yang telah dibina sebelumnya. Pemakaian bahasa yang baik dimaksudkan supaya kreditur tidak hanya memperoleh uangnya, tetapi juga mempertahankan goodwill atau hubungan baiknya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila membuat surat penagihan antara lain:
a. Mempergunakan kata-kata yang sopan dan ramah.
b. Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai:
1). Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya
2). Jumlah uang yang belum dilunasi;
3). Waktu dan tanggal kesanggupan pembeli melunasi pembayaran faktur tersebut yang tercantum dalam surat perjanjian sebelumnya.
c. Satu minggu sebelum waktu pelunasan, penjual membuat surat penagihan pertama yang sifatnya mengingatkan pembeli.
d. Apabila surat penagihan pertama belum mendapatkan jawaban, penjual dapat menyusulkan surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama.
e. Apabila surat penagihan kedua ini pun belum mendapatkan jawaban yang memuaskan, kreditur dapat membuat surat tagihan ketiga yang sifatnya penegasan dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua.
f. Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapatkan jawaban sebagimana mestinya, kreditur membuat surat tagihan keempat dengan terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat dan membuat surat tuntutan atau gugatan.
7. Dokumen Niaga
a. Faktur
Faktur/Invoice penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Faktur/Invoice penjualan yang selanjutnya kita Sebut faktur adalah dokumen yang Digunakan Sebagai Pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan. Dalam bentuk sederhana dikenal dengan nama BON. Pada transaksi yang nominalnya relatif kecil, invoice digunakan langsung sebagai dokumen tagihan sedangkan pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi. Pada transaksi yang nominalnya Relatif kecil, langsung Digunakan Sebagai faktur tagihan Sedangkan dokumen pada perusahaan yang nominal transaksinya besar, biasanya dilengkapi dengan surat tagihan atau kwitansi.
Faktur adalah ikhtisar sejumlah barang yang sudah dikirim kepada pemesan. Faktur terdiri atas bagian-bagian kepala faktur, tanggal, nomor, alamat tujuan, isi dan perincian barang, tanda tangan, dan penutup (biasanya menyatakan faktur tersebut telah dilunasi). Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai faktur adalah sebagai berikut:
· Harus dibuat atas nama pemohon kredit (pembeli), kecuali ada ketentuan lain sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual.
· Keterangan-keterangan barang pada faktur harus sama dan sesuai dengan keterangan-keterangan yang tertera dalam surat pesanan.
· Keterangan tentang harga pokok, potongan, nomor pokok wajib pajak (NPWP), materai seperlunya dan mencantumkan petunjuk tertentu.
· Faktur dianggap sah bila ditandatangani oleh yang berhak menjual atau kuasanya dan dibubuhi stempel oleh penjual.
· Pada umumnya faktur dibuat rangkap tiga dengan perincian penggunaan sebagai berikut: salinan berwarna diberikan sebagai arsip bagian penjualan, untuk pembeli barang yang sudah melunasi pembayarannya, dan untuk laporan keuangan pada bagian penjualan.
b. Kuitansi
Kuitansi adalah tanda penerimaan pembayaran atau bukti pembayaran yang dikeluarkan atau diberikan oleh yang menerima uang. Pihak yang membayar atau menerima kuitansi biasanya dibebankan tambahan pembayaran materai sebanyak yang ditentukan oleh peraturan. Kuitansi biasanya ditulis dengan beberapa rekaman karbon sesuai dengan keperluan.
Di dalam kuitansi harus memuat:
a. nomor kuitansi;
b. nama orang yang membayar dan alamatnya;
c. jumlah orang yang dibayarnya (dinyatakan dalam huruf dan angka);
d. tujuan pembayaran;
e. tempat dan tanggal pengeluaran kuitansi;
f. tanda tangan yang menerima.
c. Packing List
Packing list disebut juga dengan daftar perincian harga barang. Daftar perincian harga barang adalah suatu data yang berguna untuk mengetahui jenis barang yang sudah dikirimkan, berat dan isinya, serta dapat dijadikan petunjuk bagi petugas bea cukai pada saat pemeriksaan. Daftar perincian barang biasanya berbentuk kolom-kolom yang berisikan: nomor faktur, nomor peti; isi atau nama barang; ukuran peti; berat (neto atau bruto).
Saya rasa itu saja yang dapat saya share pada kalian , jika ada salah mohon maaf karna saya bukan guru :v dan jika kalian belum baca bagian satu cek INI
0 Comments