Halo guys kebetulan beberapa minggu yang lalu saya mendapat materi tentang Surat Niaga Dari guru saya . Dan saya rasa tidak ada salah nya membagikannya pada kalian Nah : surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Usaha-usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain. Dalam dunia usaha, surat niaga memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat. Adapun surat-surat niaga adalah sebagai berikut:


1. Surat Perkenalan
Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–keterangan selengkapnya. Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:
a. Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat.
b. Perlu memperkenalkan:
-  Nama perusahaan.
-  Alamat perusahaan dan nomor telepon.
-  Bidang usaha.
-  Manfaat atas barang yang diperkenalkan.
c.   Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
d.  Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas  tinggi dan telah banyak yang memakainya.
e.  Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:
-  Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).
-  Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya.
-  Susunan pengurus perusahaan.
 
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang, calon pembeli atau organisasi perusahaan yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat penawaran ialah :

a. Menetapkan barang yang diperlukan.
b. Menentukan kapan barang diperlukan.
c. Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
d. Menanyakan diskon. 
e. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau monster barang yang diperlukan.

3. Surat Penawaran
Adakalanya suatu persaingan akan memaksa penjual untuk menawarkan dagangannya. Untuk menawarkan dagangannya itu agar dapat ditempuh beberapa cara. Salah satu caranya adalah dengan mengirimkan surat penawaran atau offerta. Penawaran itu dapat dibuat karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli. Disamping itu, dapat juga penjual sendiri yang harus aktif menawarkan dagangannya supaya dikenal oleh umum (atas inisiatif sendiri). Surat penawaran sering juga disebut dengan surat jual. Surat jual merupakan surat yang memuat atau menawarkan barang-barang yang hendak dijual. Oleh karena itu, surat penawaran tidak harus dibuat berdasarkan permintaan pembeli.
Cara Menyusun Surat Penawaran :
· Hendaknya disusun sebaik-baiknya agar menarik perhatian pembeli.
· Harus memuat keterangan-keterangan yang lengkap dan jelas agar pembeli tidak ragu-ragu untuk membeli barang yang ditawarkan kepadanya.
· Jika perlu, dikirimkan contoh barang yang ditawarkan agar pembeli merasa yakin benar akan kualitas barang yang akan dibelinya.
· Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang
· Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan
· Menyebutkan apakah harga sudah termasuk pajak-pajak (PPN).

Umumnya surat penawaran memuat:
a. nama dan macam barang;
b. kualitas barang;
c. banyaknya barang;
d. harga satuan;
e. syarat penyerahan barang;
f. syarat pembayaran;
g. sifat penawaran.

Penyusunan surat penawaran berpedoman pada hal-hal berikut: 1). Hubungkanlah jawaban tersebut dengan menunjukkan tanggal dan nomor surat permintaannya. 2). Berikanlah keterangan-keterangan yang jelas tentang barang-barang yang ditawarkan secara terperinci. 3). Lampirkanlah keterangan-keterangan yang dapat menunjang keberhasilan penawaran, misalnya brosur-brosur. 4). Akhirilah surat dengan ucapan terima kasih dan nyatakan penghargaan atas perhatiannya
.
4. Surat Pesanan & Balasannya
Surat pesanan adalah surat yang dikirimkan calon pembeli kepada penjual untuk membeli barang atau jasa yang diperlukan. Surat pesanan dapat digolongkan sebagai surat beli dan memiliki kedudukan yang kuat sehingga pihak penjual pun berusaha menanggapi isi surat tersebut untuk menunjukkan kesanggupan kepada pihak penjual. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan:
a. Apakah persediaan uang cukup atau tidak
b. Apakah barang yang dipesan sesuai kebutuhan
c. Bagaimana dengan syarat pembayaran
d. Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya.


Buka Lanjutannya di sini Next